SISTEM ADMINISTRASI DALAM KEHIDUPAN

• 

HAKIKAT ILMU

Manusia adalah makhluk sosial, maka dari itulah manusia tidak akan bisa terlepas dari hidup berkelompok. Setiap kelompok memiliki hubungan dan kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Maka dari itulah dibutuhkannya sistem administrasi dan pembagian ilmu yang memiliki cakupan spesifik untuk memudahkan manusia dalam mencapai tujuan tertentu. Sistem administrasi juga merupakan ilmu penting yang akan dibahas hari ini.

Kebutuhan manusia terhadap ilmu inilah yang akan menunjang manusia untuk memiliki pengentahuan. Ilmu adalah sekumpulan pengetahuan yang rasional dan kognitif dengan disusun secara sistematis dan menggunakan metode tertentu yang dapat dipelajari sehingga memberikan manfaat baik dibidang wawasan berpikir maupun dibidang pekerjaan. (Makmur, 2007:2)

Kesadaran manusia dapat dibagi menjadi tiga jenis yaitu Kesadaran Indrawi (Dunia Nyata), Kesadaran Akal (Alam Pikiran), dan Kesadaran Rohani (Dunia Rasa). Reaksi atas kesadaran ini dapat mendorong manusia untuk mempergunakan potensi nalar atau pikiran, sehingga mampu mengargumentasikan terhadap reaksi tersebut. (Makmur, 2007:2)

HAKIKAT ADMINISTRASI

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989). Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)

Ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi, yaitu:

1. Sekelompok orang,  kegiatan adminstrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.

2. Kerja sama,  kegiatan administrasi hanya munkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. Menurut Gibson, dkk (1983) kelompok kerjasama formal dan informal dibentuk karena pemuasan kebutuhan (the statisfaction of needs), kedekatan dan daya tarik (proximity and attraction), tujuan kelompok (group goals), dan alasan ekonomi (economic reasons)

3. Pembagian tugas,  kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.

4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses,  kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.

5. Tujuan, sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.

HAKIKAT ILMU ADMINISTRASI

Ilmu sistem administrasi merupakan hasil pemikiran dan penalaran manusia yang disusun berdasarkan dengan rasionalitas dan sistematika yang mengungkapkan kejelasan tentang objek formal, yaitu pemikiran untuk menciptakan suatu keteraturan dari berbagai aksi dan reaksi yang dilakukan oleh manusia dan objek material, yaitu manusia yang melakukan sistem aktivitas administrasi dalam bentuk kerja sama menuju terwujudnya tujuan tertentu. (Makmur, 2007:5-6)

 1. Administrasi Sebagai Ilmu

Ilmu sebagai objek kajian administrasi sepatutnya mengikuti alur pemikiran manusia, yang pendekatannya dilakukan secara radikal, menyeluruh, rasional dan objektif. Hakikat perkembangan administrasi sebagai salah satu cabang ilmu pengetahuan yang dapat membentuk pola pikir manusia, sebagai berikut: (Makmur, 2007:7)

a. Upaya spekulasi dalam menciptakan pandangan yang sistematis mengenai seluruh realita penalaran ilmu administrasi.

b. Melukiskan realita awal dan akhir perkembangan ilmu administrasi yang berada dalam pemikiran manusia.

c. Menentukan batas-batas, jangkauan, dan keabsahan serta nilai-nilai dasar ilmu administrasi dalam realita kehidupan manusia.

d. Penyelidik secara kritis atas pernyataan-pernyataan yang diajukan oleh berbagai ilmuwan, baik secara empirikal maupun secara transidental terhadap ilmu administrasi.

e. Disiplin ilmu yang dapat mengantar para ilmuwan administrasi untuk berpikir kritis, rasional, objektif, efisien dan efektif

2. Administrasi Sebagai Pekerjaan

Administrasi sebagai suatu profesi atau pekerjaan yang harus diselesaikan secara tuntas dan memuaskan. Administrasi sebagai ilmu outputnya berupa pemikiran yang sistematis dan berkembang pada dunia maya atau abstrak. (Makmur, 2007:10)

Pekerjaan administasi akan berjalan efektif apabila seluruh pekerja yang bertugas memahami peran dan struktur pekerjaan masing – masing dalam sebuah kelompok. Setiap jenis dan posisi pekerja memiliki teknik dan metode yang berbeda antara posisi pekerjaan yang satu dengan yang lainnya.

KESISTEMAN ADMINISTRASI

Keadaan masyarakat dimanapun senantiasa mengharapkan sebuah keteraturan dan ketertiban dalam menjalankan aktivitas demi mencapai kelangsungan hidup yang diinginkan, oleh karena itulah konsep  keteraturan dan ketertiban menjadi kajian utama ilmu administrasi. Sistem administrasi lahir dari hasil pemikiran manusia hal tersebut sangat terlihat jelas melalui definisi adminitasi.

Perkembangan sistem administrasi, khususnya dalam dunia birokrasi, terdapat dua versi dalam cara memandangnya. Pertama, sistem administrasi dipandang kelahirannya dari pemikiran yang negatif, dan ada pula yang memandang dari pemikiran positif. Pemikiran negatif dalam administrasi senantiasa mengarahkan prasangka tidak percaya dan selalu timbul rasa kecurigaan. Pemikiran positif senantiasa meyakini bahwa kebenaran yang dilontarkan sistem administrasi akan memberikan manfaat dalam kehidupan individu, kelompok, maupun organisasi yang lebih besar.

Baca juga : New Normal Mulai Segera Diberlakukan, Kenali Lebih Mendalam

FENOMENA DAN NOMENA ADMINISTRASI

Fenomena dan nomena administrasi terhadap pertumbuhan  suatu organisasi dapat dilihat pada pola dinamisasi sosial yang  berkembang dalam kehidupan masyarakat.

Administrasi merupakan sasaran pemikiran manusia untuk menggerakkan berbagai aktivitas dengan menggunakan sumber-sumber (resources) kekuatan dalam organisasi. Untuk mencapai keberhasilan dalam pengelolaan resources yang dimiliki oleh organisasi secara efisien dan efektif, maka para tingkatan pimpinan yang terdapat dalam organisasi harus mampu menggolongkan tugas-tugas yang sejenis menjadi satu kesatuan yang utuh dan terpadu. Hal inilah yang disebut dengan fungsi manajemen yang diartikan sebagai akumulasi tugas-tugas yang sejenis, antara lain dapat dijelaskan sebagai berikut : (Makmur, 2007:17-18)

1. Fungsi administrasi di bidang pengaturan, yaitu seluruh tugas-tugas atau aktivitas yang ditetapkan administrasi tergolong dalam kegiatan untuk menciptakan perangkat aturan yang dapat digunakan untuk mengatur manusia dan non manusia dalam organisasi.

2. Fungsi administrasi di bidang penataan, yaitu seluruh tugas atau aktivitas dalam organisasi yang tergolong dalam kegiatan penataan, disebut juga fungsi penataan.

3. Fungsi administrasi di bidang pembinaan, yaitu seluruh tugas atau aktivitas dalam organisasi yang tergolong dalam kegiatan pembinaan, disebut juga fungsi pembinaan.

BIDANG KAJIAN ILMU ADMINISTRASI

1. Administrasi dari aspek unsur

Secara konseptual bidang ini adalah merupakan bidang ilmu yang mempelajari proses kerjasama manusia atas dasar rasional dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. (Ali, 1997: 14-24)

1. Pengorganisasian
2. Manajemen
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata Usaha
8. Hubungan Masyarakat

• Administrasi dari substansi

Administrasi secara substansial terdiri dari dua unsur pokok yaitu: organisasi dan manajemen. Selanjutnya organisasi dan manajemen secara substansial berintikan kepemimpinan. Sedangkan kepemimpinan secara substansial berintikkan pengambilan keputusan

• Administrasi sebagai pendekatan
•  Administrasi Pembangunan
• Administrasi Lingkungan
• Administrasi Pemerintahan
• Administrasi Kependudukan

• Administrasi sebagai fokus kajian
• Pembangunan administrasi
• Hukum administrasi
• Politik administrasi
• Etika administrasi
• Administrasi dari aspek sasaran

Administrasi dalam aspek sasaran membagi sasaran antara awal dan akhir. Sasaran antara dari kegiatan administrasi adalah efektivitas, sedangkan sasaran akhirnya adalah efisiensi

• Administrasi dari bidang penerapan
•  Administrasi Negara
• Administrasi Niaga
• Administrasi Negara Niaga atau Niaga Negara
•  Administrasi dari aspek konsentrasi

• Administrasi dari aspek aspek konsentrasi
•  Konsentrasi manajemen pembangunan
• Konsentrasi manajemen pelayanan
• Konsentrasi manajemen perekonomian negara
• Konsentrasi manajemen perencanaan pembangunan daerah

MANUSIA DALAM ADMINISTRASI

Ilmu Administrasi yang terdiri dari publik maupun bisnis, memiliki peranan yang besar dalam menyumbangkan proses kemajuan dan peradaban kehidupan manusia. Hampir kebanyakan negara berkembang yang sudah menuju pada langkah menjadi negara maju, reformasi administrasi negara menjadi langkah awal serta prioritas dalam pembangunan. Maka sebab itu banyak orang yang mengatakan bahwa peradaban kehidupan manusia terlihat pada administrasi yang mendasari kegiatan manusia tersebut.

Dengan demikian, disimpulkan bahwa administrasi itu sangat dibutuhkan oleh manusia. Kita Sebagai manusia sangat sulit membayangkan seperti apa kelangsungan hidup manusia di era modernisasi tanpa adanya seorang pemimpin atau administrator yang menggerakannya. Melalui ilmu administrasi, manusia dapat mencegah efek-efek negatif dari perkembangan ilmu pengetahuan alam dan teknologi modern yang sangat cepat dan berkembang pesat.

PERANAN ADMINISTRASI DALAM KEHIDUPAN

6 peranan administrasi dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat (Albert Lepawsky)

1. The Universal Importance of Administration

Bahwa administrasi sebagai studi ilmiah yang serius diperlihatkan dari disintegrasi bagi kurangnya abilitas adminstrasi dan efisiensi manajemen terutama pada periode Perang Dunia II.

2. The stabilizing role of administration in society

Paul pigors menyatakan bahwa fungsi primer administrasi adalah untuk stabilisasi institusi-institusi social.

3. The role administration in social change

Brook adam mengatakan bahwa fungsi pokok administrasi adalah jaminan stabilitas sosial dengan sediakan fasilitas bagi perubahan sosial.

4. The treat of a managerial revolution

James burnham : kualitas esensial dari the emerging society adalah karakter manajemennya, bahwa dalam kenyataan manajer-manajer mempersiapkan untuk taken over masyarakan modern.

5. The prospect of a managerial evolution

Charles merriem: bahwa lambat laun akan diberikan atribut posisi manajer dari suatu masyarakat demokratik.

6. Adminstration as the key to modern society

Charles A. Besrd : Masyarakat modern adalah masayarakat besar. Setiap usaha masyarakat modern akan mendapatkan ketenangan dibawah adminstrasi.